Decluttering digitale: impara a gestire la tua mailbox

C’è uno spazio invisibile, dalla capacità di contenimento apparentemente illimitata, che riempiamo senza pensarci: la memoria del nostro computer (e dello smartphone).

E’ quello che si chiama clutter digitale: file impalpabili che saturano le memorie, obbligandoci ad un certo punto a rivolgerci ai servizi di “cloud storage” a pagamento. Un po’ come l’abitudine, per ora soprattutto statunitense, di affittare box per tenere quello che non si sa dove mettere.

Anche i “cloud storage”, infatti, superati i limiti minimi hanno un costo. Tendiamo a dimenticarcene, e continuiamo a saturare i nostri pc di file inutili o sorpassati, di programmi che non usiamo più, di video e foto dimenticabili (e non guardiamo mai neanche quelli più belli).

Il decluttering digitale, l’eliminazione del superfluo che intasa i nostri pc, smartphone, tablet, è noioso ma per fortuna non faticoso (non come svuotare una libreria, ad esempio). Richiede tempo e attenzione, ma lo smaltimento è molto facile: basta un clic!

Eliminare il clutter digitale comporta due azioni: selezionare cosa tenere tra tutto quel che è presente ora nei pc e smartphone, e imparare a gestirne l’uso futuro, per evitare di ritrovarsi ingolfate in breve tempo.

 

DECLUTTERING DIGITALE: IMPARA A GESTIRE LA TUA MAILBOX

 

Ora ti racconto il metodo che usato recentemente per alleggerire e riorganizzare una delle mie mailbox, quella più “personale”. Ho altre 2 mail più recenti, alle quali ho applicato subito il metodo che ti spiego sotto, con ottimi risultati.

Ho sempre gestito questa inbox semplicemente eliminando le mail considerate spam, ma conservando le altre, senza particolare attenzione. Nel tempo, ho creato numerose cartelle a tema, per salvare le mail più importanti, ma non le ho mai usate con convinzione.

Il risultato: una mailbox con più di 2.200 mail, dove mi era difficile trovare quelle che mi servivano (di solito quelle con allegati, non salvati a tempo debito).

C’era un lato positivo: a volte mi capitava di finire tra le mail del passato e ricordare episodi che mi ero dimenticata: un “effetto diario” gradevole, se non consideriamo quella sottile ansia data dalla sensazione di stare dimenticando qualcosa di importante.

Ecco cosa ho fatto per sbloccare questa situazione: visto che stiamo parlando di migliaia di email, non potevo agire su tutte in una volta sola. Ma dedicando alla mailbox 15 minuti di tempo libero per volta, ce l’ho fatta in molto meno tempo del previsto.

Questo è l’elenco di azioni che ti suggerisco di compiere per svuotare una mailbox opprimente:

 

a. Crea alcune cartelle: le più importanti sono “Da fare”, e “File temporanei”.

E poi tutte le cartelle che ti servono per suddividere gli argomenti che vuoi archiviare, ad es. “Scuola”, “Commercialista”…

Puoi salvare le newsletter a cui tieni di più in cartelle con il nome del sito di provenienza.

 

b. Ogni volta che apri la tua inbox, seleziona un mese di email spostandole in “File temporanei”.

 

c. Quando hai 15 minuti di tempo libero, concentrati sulle mail spostate, cancellando quelle inutili, archiviando quelle da tenere, salvando nella cartella “Da fare” quelle che richiedono un’azione.

Se vuoi puoi mettere il timer!

 

d. Finito lo smaltimento del mese, sposta la tua attenzione sulle mail “Da fare”, rispondendo rapidamente, o segnando su una “To Do List” un’azione più impegnativa.

 

e. Vai avanti così fino a svuotare la mailbox dalle vecchie mail.

In realtà, le mail più vecchie di un paio di mesi di solito non richiedono più azione, e scoprirai che non vale neanche la pena archiviare tutto quello che ti sembrava fondamentale…

 

Le mail naturalmente continueranno ad arrivare, e d’ora in poi le dovrai processare in questo modo:

• cancellando quelle inutili,
• spostando quelle che richiedono un’azione in “Da fare”,
• archiviando le altre.

Ora bisogna imparare a gestire il flusso di mail, riducendolo, per evitare di ritrovarsi alla situazione di partenza dopo qualche mese.

 

IDEE PER GESTIRE IL FLUSSO DI EMAIL

 

Qui ci vengono in aiuto i preziosi suggerimenti di Leo Babauta, che ha ispirato il mio decluttering e in questo articolo elenca una serie di suggerimenti utilissimi per gestire con successo la mailbox, che ti riassumo rapidamente (come piacerebbe a lui 😊):

 

• Decidi subito cosa fare di ciascuna mail: cancella, archivia, o segnati cosa devi fare nella to-do-list.

 

• Se la mail richiede un’azione, non spendere più di 20 secondi per gestirla: se richiede una risposta rapida, rispondi brevemente (Leo suggerisce di usare al massimo 4 frasi, o anche meno), se richiede un’azione più complessa, come già detto, prendine nota.

 

• Newsletter, cataloghi, mail di offerte: se non le hai mai lette, non le leggerai mai. Puoi eliminarle serenamente.

 

• Per ridurre il flusso di mail, disiscriviti dalle newsletter che non leggi mai, e segnala come spam quelle da cui non puoi disiscriverti.

 

• Riduci le mail che invii: sono sempre necessarie? E se riesci, abbreviale: saranno più apprezzate e lette.

 

• Definisci un numero di volte al giorno in cui guardare le mail, e processa subito quelle nuove col metodo già indicato;

 

• Elimina le notifiche di app e social che ti arrivano per mail;

 

• Definisci le tue regole, e comunicale. Se ti arrivano mail dirette ad altri, dillo. Se ti arrivano mail inutili, fallo capire. Trovi sempre le stesse domande in tante mail? Prepara delle FAQ: risparmierai un sacco di tempo.

 

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Vuoi conoscere meglio Leo Babauta? Leggi questo post (uno dei primi del mio blog!): Come creare una casa minimal – Prima parte 

 

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Se senti la necessità di alleggerire e riorganizzare la tua casa, e non sai da dove iniziare, ti aiuto con le mie consulenze dal vivo,  via Skype, e con i workshop di decluttering online.

 

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Photo by Nicole Honeywill on Unsplash